Hợp pháp hóa giấy tờ của cơ quan, Đại sứ quán Nhật Bản (Jpan)

Với những giấy tờ không ghi [Bản Sao] thì tất cả đều phải chuẩn bị giấy tờ Bản gốc. Không chuẩn bị đầy đủ những giấy cơ bản thì sẽ không được tiếp nhận hồ sơ. Chú ý hồ sơ nộp giữa Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam và Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại Hà Nội có phần khác nhau nên khi nộp hồ sơ xin visa tại Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại Hà Nội đề nghị xem hướng dẫn trên trang web của Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản tại TP. Hà Nội.

Dưới đây là hướng dẫn về thủ tục xin Visa.

 1) Bắt đầu tiến hành đại diện tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản bởi các Đại lý nhận ủy thác

 Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam quyết định bắt đầu triển khai Chế độ tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản tại cả các quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác trong lãnh thổ Việt Nam từ ngày 15/12/2016 để loại bỏ tình trạng lộn xộn tại Phòng chờ Lãnh sự, Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam (Tại cửa tiếp nhận hồ sơ xin cấp hộ chiếu Nhật Bản, xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản v.v.) cũng như nâng cao tính tiện lợi cho những người xin cấp visa sinh sống ở vùng sâu vùng xa. Do đó, từ ngày 15/12/2016 trở đi, ngoài việc tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa tại cửa tiếp nhận Lãnh sự của Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam như từ trước đến nay, Quý khách còn có thể nhận được sự phục vụ như tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa, phát hành visa v.v. đối với tất cả các mục đích xin cấp visa trừ một vài trường hợp đặc biệt (Người xin cấp visa mang hộ chiếu ngoại giao, công vụ v.v.) tại các quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác được đăng tải trong danh sách kèm theo (Ngoài lệ phí visa trả cho Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam, phải nộp thêm cho Đại lý nhận ủy thác phí phục vụ riêng).

 Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam hy vọng rằng, ngoài việc nâng cao vượt bậc tính tiện lợi đối với người xin cấp visa sinh sống ở vùng sâu vùng xa nhờ vào việc sử dụng quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác làm nơi xin cấp visa, thì đặc biệt hơn là sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ ví dụ như rút ngắn hẳn khoảng thời gian chờ đợi của người xin cấp visa trong thời điểm tập trung quá đông người xin cấp visa tại Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam. Vì vậy, Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam rất mong Quý khách sử dụng chế độ này.

  Danh sách các Đại lý nhận ủy thác tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa

* Các điểm chú ý khi sử dụng quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác

1. Hồ sơ cần thiết nộp khi xin cấp visa giống như nộp tại cửa tiếp nhận của Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam

2. Trường hợp xin cấp visa tại quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác thì về chi tiết thủ tục, tình trạng hồ sơ sau khi xin v.v. đề nghị hỏi tới Đại lý nhận ủy thác đã nộp hồ sơ.

3. Tiền phí dịch vụ tùy từng Đại lý nhận ủy thác sẽ khác nhau nên đề nghị xác nhận với các Đại lý nhận ủy thác.

4. Trường hợp phát hiện có điểm không phù hợp trong việc áp dụng nghiệp vụ tại quầy tiếp nhận của Đại lý nhận ủy thác, đề nghị liên hệ với Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam.

5. Biện pháp áp dụng đối với các đại lý nhận ủy thác nghiệp vụ visa

   Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam đề nghị quý khách hàng nắm rõ các thông tin dưới đây với mục đích hiểu chính xác thực trạng và hiểu đúng về chế độ xét duyệt visa khi tiến hành xin cấp visa thông qua các đại lý nhận ủy thác nghiệp vụ visa

   a. Đại lý nhận ủy thác nghiệp vụ visa không phải là cơ sở trực thuộc của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

   b. Có thể đề nghị đại lý nhận ủy thác nghiệp vụ visa phân loại từng hạng mục: lệ phí visa hay lệ phí ủy thác hay lệ phí du lịch của đại lý, nắm được các trường hợp là đối tượng được miễn lệ phí visa,... (Miễn lệ phí visa cho visa ngắn hạn du lịch đến Okinawa hoặc cho người nước ngoài đến thăm 3 tỉnh bị thiên tai).

   c. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam chỉ thu lệ phí visa đối với trường hợp được cấp visa, còn các trường hợp không được cấp thì không thu lệ phí.

   d. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam khi cấp visa không thu bất kỳ một khoản phí nào khác ngoài lệ phí visa.

   e. Đại lý nhận ủy thác nghiệp vụ visa chỉ nhận hồ sơ trực tiếp từ chính chủ người xin cấp visa hoặc từ người đại diện có giấy ủy quyền.

 2) Visa ngắn hạn (thăm thân…gia đình, họ hàng: có quan hệ 3 đời)

 (Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

        (1) Hộ chiếu

        (2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ

        (3) 01ảnh 4,5cm x 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)

        (4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng:

             + Giấy khai sinh

             + Giấy chứng nhận kết hôn

             + Bản sao hộ khẩu hoặc giấy xác nhận của cơ quan phường xã,...

        (5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

            + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp

  + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

  (Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị)

(1) Giấy lý do mời (download mẫu kèm theo)

(2) Bản sao hộ tịch (Trường hợp người mời hoặc vợ / chồng là người Nhật)

* Trường hợp người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3) - (5) sau:

 (3) Giấy chứng nhận bảo lãnh (download mẫu kèm theo)

 (4) Một trong những tài liệu sau liên quan đến người bảo lãnh như sau :

              + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp

              + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

              + Bản sao lưu giấy đăng ký nộp thuế (Bản có đóng dấu thụ lý của Sở thuế. Tuy nhiên, trong trường hợp nộp thuế trực tuyến thì

                 dùng "Thông báo thụ lý" và "Bản đăng ký nộp thuế")

    + Giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập)

        (5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình)

* Trường hợp người mời hoặc người bảo lãnh là người nước ngoài, đề nghị trình bản copy mặt trước và sau của "Thẻ lưu trú còn hiệu lực" (Thẻ đăng ký người nước ngoài); "Phiếu công dân" (Loại phiếu không giản lược các hạng mục ghi chú) và bản "copy hộ chiếu" (Trang ảnh và trang visa).

  3) Visa ngắn hạn (thăm người quen hoặc bạn bè):

(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

(1) Hộ chiếu

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ

(3) 01 ảnh 4,5cmx 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)

(4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ bạn bè (Trừ trường hợp Du lịch có thông qua các Đại lý du lịch)

+ Ảnh chụp chung

+ Thư từ, email

+ Bản kê chi tiết các cuộc gọi điện thoại quốc tế,...

(5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

+ Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp

+ Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

(Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị)

(1) Giấy lý do mời (download mẫu kèm theo)

(2) Lịch trình ở Nhật (download mẫu kèm theo)

* Trường hợp thăm bạn bè, người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3)-(5) sau:

(3) Giấy chứng nhận bảo lãnh (download mẫu kèm theo)

(4) Một trong những tài liệu sau liên quan đến người bảo lãnh

+ Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp

+ Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

+ Bản sao lưu giấy đăng ký nộp thuế (Bản có đóng dấu thụ lý của Sở thuế. Tuy nhiên, trong trường hợp nộp thuế trực tuyến thì

   dùng "Thông báo thụ lý" và "Bản đăng ký nộp thuế")

+ Giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập)

(5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình)

* Trường hợp người mời hoặc người bảo lãnh là người nước ngoài, đề nghị trình bản copy mặt trước và sau của "Thẻ lưu trú còn hiệu lực" (Thẻ đăng ký người nước ngoài); "Phiếu công dân" (Loại phiếu không giản lược các hạng mục ghi chú) và bản "copy hộ chiếu".

4) Visa ngắn hạn (ví dụ: thương mại ngắn hạn…):

+ Tham dự hội nghị

+ Thương mại (liên hệ công tác, đàm phán, ký kết hợp đồng, dịch vụ hậu mãi, quảng cáo, điều tra thị trường)

(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

(1) Hộ chiếu

(2) Tờ khai xin cấp visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ

(3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)

(4) Giấy chứng nhận đang làm việc

(5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi

+ Quyết định cử đi công tác của cơ quan cấp

+ Giấy yêu cầu đi công tác

+ Văn bản tương đương

(Tài liệu do cơ quan phía Nhật Bản chuẩn bị)

(1) Một trong những tài liệu nêu rõ các hoạt động ở Nhật như sau:

Yêu cầu ghi rõ các nội dung thông tin của người xin visa và cơ quan mời, mục đích mời, quá trình mời, mối quan hệ và có đóng dấu cơ quan mời)

+ Giấy lý do mời (download mẫu kèm theo)

+ Hợp đồng giao dịch giữa hai bên

+ Tư liệu hội nghị

+ Tư liệu về hàng hóa giao dịch,...

(2) Lịch trình ở Nhật (download mẫu kèm theo)

* Trường hợp người mời chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu mục (3) - (4) sau:

(3) Giấy chứng nhận bảo lãnh (download mẫu kèm theo)

(4) Bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan đoàn thể

+ Những công ty có thương hiệu chỉ cần xuất trình bản copy báo cáo theo quý (SHIKIHO), không cần xuất trình bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu về cơ quan, đoàn thể.

+ Đối với trường hợp cá nhân mời (ví dụ như giáo sư đại học), xuất trình "Giấy chứng nhận làm việc tại Nhật" thay cho bản sao đăng ký pháp nhân hoặc tài liệu giới thiệu khái quát về cơ quan, đoàn thể.

*Trường hợp phía mời là cơ quan, tổ chức đoàn thể, v.v... mục người mời, người bảo lãnh là chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty trong giấy phép đăng ký kinh doanh.

Trường hợp công ty đã niêm yết trên sàn chứng khoán Nhật Bản, mục người mời, người bảo lãnh là người giữ chức vụ quản lý phù hợp như trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc, v.v...

*Trường hợp phía mời là cơ quan, tổ chức, đoàn thể, v.v... dấu đóng vào mục “印” trong các giấy tờ trên sẽ là một trong những dấu: dấu người đại diện, dấu giám đốc hoặc là dấu công ty (không phải dấu cá nhân). Nếu không có dấu thì người giữ chức vụ quản lý phù hợp ký tên. Như vậy, có thể hiểu là bên mời không sở hữu dấu nào như trên.

 5) Visa ngắn hạn (du lịch tự túc, không bao gồm thăm thân, thăm bạn bè, thương mại)

(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

(1) Hộ chiếu

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ 

(3) 01ảnh 4,5cm x 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)     

(4) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

    + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp

    + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

(5) Giấy xác nhận đặt vé máy bay, vé tàu

    + Không xuất vé cho đến khi có kết quả visa

(6) Lịch trình (download mẫu kèm theo: tiếng Nhật  hoặc tiếng Anh)

   + Yêu cầu điền ngày đến Nhật, ngày về nước. Ghi tên hãng máy bay, sân bay nếu đã quyết định.

   + Lịch trình cần ghi hoạt động từng ngày. Ghi cụ thể địa danh thực tế sẽ đi du lịch, không chỉ ghi tên thành phố như Tokyo, Kyoto.

   + Ghi rõ nơi sẽ nghỉ lại (ví dụ: tên, địa chỉ, số điện thoại khách sạn)

* Không được xin visa tự túc nếu đi thăm thân, thăm bạn bè, thương mại.

 6) Cấp thị thực lưu trú ngắn hạn cho vợ/chồng v.v. Là Người nước ngoài của công dân Nhật Bản (Bao gồm cả thị thực nhiều lần)

7) Visa quá cảnh (transit):

Quá cảnh Nhật Bản là việc ghé ngang qua Nhật Bản trên đường đi từ nước này sang nước khác trong thời gian ngắn (dưới 15 ngày). Các hoạt động lưu trú quá cảnh chỉ giới hạn trong các hoạt động tham quan, giải trí, nghỉ ngơi, mà không bao gồm việc thăm thân nhân, bạn bè, người quen.

(Tài liệu người xin Visa chuẩn bị)

(1) Hộ chiếu

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ

(3) 01 ảnh 4,5cmx 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)

(4) Giấy xác nhận đặt chỗ vé máy bay xác định được việc quá cảnh Nhật Bản

(5) Bản copy visa của nước đến cuối cùng hoặc giấy tờ chứng minh được phép nhập cảnh nước đó

* Ngoài ra có thể yêu cầu thêm lịch trình ở Nhật (download mẫu kèm theo: tiếng Nhật  hoặc tiếng Anh)

8) Visa phổ thông (du học, đi học tiếng, vợ / chồng người Nhật, Visa lao động...)

Trường hợp ở Nhật quá 90 ngày hoặc làm những công việc với mục đích sinh lợi, đề nghị trước hết phải xin giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú ở Nhật Bản tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương Bộ tư pháp Nhật nơi gần nhất (Số điện thoại Cục quản lý xuất nhập cảnh Bộ tư pháp Nhật: 03-3580-4111).

Xin hãy tham khảo thêm về việc nộp visa thông qua Đại lý ủy thác.

(1) Hộ chiếu

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo) 1 tờ

(3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm (ghi đầy đủ họ tên vào mặt sau ảnh)

(4) Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật 1 bản gốc và 1 bản copy

(5) Tài liệu tương ứng với tư cách lưu trú như dưới đây 1 bản copy

    + Trường hợp đi học tiếng, du học: Giấy phép nhập học

    + Trường hợp đi lao động kỹ thuật, trí thức, nghiệp vụ quốc tế; kỹ năng: Bản hợp đồng lao động hoặc giấy thông báo tuyển dụng...

    + Trường hợp đi tu nghiệp dạng nghiên cứu học tập: Giấy tiếp nhận tu nghiệp...

    + Trường hợp đoàn tụ gia đình: Giấy chứng nhận kết hôn (nếu là vợ/chồng) hoặc giấy khai sinh (nếu là con) do chính phủ Việt Nam cấp

    + Trường hợp vợ/chồng, con của người Nhật: Bản sao hộ tịch sau khi đã nhập hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận kết hôn (nếu là vợ/chồng) hoặc giấy khai sinh (nếu là con) do chính phủ Việt Nam cấp

    + Trường hợp vợ/ chồng, con của người vĩnh trú ở Nhật lâu dài: Giấy chứng nhận đã nộp đăng ký kết hôn (nếu là vợ/chồng) hoặc giấy khai sinh (nếu là con) do chính phủ Việt Nam cấp

    + Trường hợp người định cư ở Nhật: Giấy chứng nhận kết hôn (nếu là vợ/chồng) hoặc giấy khai sinh (nếu là con) do chính phủ Việt Nam cấp

    + Trường hợp thực tập sinh kỹ năng: Hợp đồng thực tập sinh kỹ năng và bản kế hoạch thực hiện thực tập kỹ năng

    + Trường hợp đi hoạt động lao động đặc biệt (lao động xây dựng), hoạt động lao động đặc biệt (lao động đóng tàu): Bản hợp đồng lao động

* Trường hợp tư cách lưu trú khác, hãy hỏi để được giải đáp cụ thể

9) Thời gian làm việc của bộ phận cấp Visa:

           (1) Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán, tham khảo tại đây)

                Buổi sáng: từ 8h30 đến 11h30

          (2) Thời gian trả kết quả Visa: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán)

                Buổi chiều: từ 1h30 đến 4h45

 10) Thời gian cần thiết

   8 ngày làm việc  tính từ ngày tiếp theo ngày nộp đơn xin (có trường hợp cần thời gian xem xét nhiều hơn 8 ngày làm việc).

        Thời gian xét duyệt nếu nộp thông qua Đại lý du lịch nhận ủy thác nghiệp vụ visa là 05 ngày làm việc tính từ ngày tiếp theo ngày nộp đơn xin.

      Ví dụ : - Nộp đơn xin cấp Visa sáng thứ Hai tuần này, trả kết quả vào chiều thứ Năm tuần tiếp theo

                     - Nộp đơn xin cấp Visa vào sáng thứ Ba tuần này, trả kết quả vào chiều thứ Sáu tuần tiếp theo

 11) Lệ phí

          - Visa hiệu lực 1 lần: 610.000 VNĐ

          - Visa hiệu lực nhiều lần: 1.220.000 VNĐ

          - Visa quá cảnh (transit): 140.000 VNĐ

 12) Các lưu ý khác

  (1) Không trả lại những giấy tờ đã nộp. Nếu có những giấy tờ cần phải trả lại thì phải thông báo trước khi nộp hồ sơ. Ngoài ra những giấy tờ cần phải trả lại bản gốc (Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Giấy nhập học, v.v...) và Giấy tư cách lưu trú thì phải cầm sẵn theo 1 bản copy.

  (2) Miễn Visa đối với người mang hộ chiếu ngoại giao, công vụ

 Kể từ ngày 01/05/2005 mọi công dân nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang hộ chiếu công vụ hoặc ngoại giao còn hiệu lực được phép nhập cảnh Nhật Bản với thời hạn lưu trú trong vòng 90 ngày mà không cần xin Visa.

  (3) Tiếp nhận việc xin Visa nhiều lần với thời gian lưu trú ngắn hạn

 Visa nhiều lần là loại visa có thể sử dụng bao nhiêu lần cũng được trong một thời hạn hiệu lực nhất định. Đối tượng xin Visa nhiều lần là những người làm việc ở cơ quan Việt Nam (cơ quan nhà nước, công ty cổ phần nổi tiếng, những người làm việc tại các công ty Nhật ), các nhà văn hóa, tri thức như những người làm nghệ thuật, vận động viên thể thao, giáo sư các trường đại học...

  Giới thiệu về thủ tục xin cấp thị thực lưu trú ngắn hạn có giá trị nhiều lần

  1. Thị thực lưu trú ngắn hạn nhiều lần cho công dân Việt Nam

 2. Thị thực lưu trú ngắn hạn nhiều lần nói chung

 3. Visa du lịch hiệu lực một lần cho công dân Việt Nam đối với đoàn Tour trọn gói của các công ty du lịch được chỉ định.

Bắt đầu từ ngày 20 tháng 11 năm 2014 tiến hành áp dụng chế độ này. Hãy kích chuột vào đây để biết thêm chi tiết.

 4. Visa y tế

       Visa y tế là visa được cấp cho đối tượng là bệnh nhân người nước ngoài và người đi cùng sang Nhật Bản với mục đích chữa bệnh ở Nhật Bản.

       Chi tiết thủ tục xin cấp visa y tế vui lòng truy cập vào đây.

 Khái quát về thủ tục kiểm tra nhập cảnh (Nghĩa vụ hoá việc cung cấp thông tin nhận diện từng cá nhân)

      Tháng 8 năm 2007

Cục Quản Lý Xuất nhập cảnh, Bộ Tư Pháp.

Gửi nhận xét