Những kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho nghề thư ký văn phòng

Là công dân Việt Nam, có một quốc tịch là quốc tịch Việt Nam; đủ 18 tuổi trở lên; có đơn dự tuyển; có lý lịch rõ ràng; có văn bằng, chứng chỉ phù hợp theo yêu cầu của vị trí việc làm dự tuyển; có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt; có đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ; có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014; có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014.

Ngoài các kiến thức chuyên môn thì kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức,Lệ phí dự tuyển: Theo quy định tại Thông tư số 228/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng phí tuyển dụng, dự thi nâng ngạch, thăng hạng công chức, viên chức. làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Nhưng ngoài ra các nhà tuyển dụng các kỹ năng khác mà các ứng viên thư ký văn phòng phải đáp ứng được. Sau đây chúng tôi xin đưa tới các bạn một số kỹ năng cần thiết mà người thư ký văn phòng phải có khi đi tuyển dụng.

1. Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng

Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao

Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu

Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

[Thư Ký Giám Đốc] Thư ký giám đốc cần gì?

2. Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý

Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

Tòa án nhân dân tối cao thông báo tuyển dụng công chức đối với một số vị trí việc làm sắp xếp, bố trí về công tác tại các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân cấp cao như sau:

I. SỐ LƯỢNG, VỊ TRÍ CẦN TUYỂN:Mô tả công việc Thư ký văn phòng

– Thư ký viên: 12 người.

– Kế toán viên: 01 người.

– Chuyên viên: 30 người (làm công tác quản trị, văn phòng, xây dựng cơ bản, quản lý ngân sách, quản lý hành chính công, quản lý tài chính công, hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, nghiên cứu khoa học, công nghệ thông tin).

– Cán sự: 01 người.

II- ĐIỀU KIỆN, TIÊU CHUẨN, HỒ SƠ DỰ TUYỂN:Nghề thư ký – Việc làm và kinh nghiệm phát triển sư nghiệp

1. Điều kiện, tiêu chuẩn chung:

a) Người có đủ điều kiện sau đây được đăng ký dự tuyển công chức:

– Là công dân Việt Nam, có địa chỉ thường trú và đang sinh sống tại Việt Nam;

– Đủ 18 tuổi trở lên.

– Có đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ theo giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện:

+ Về chiều cao: từ 1,60m trở lên đối với nam và từ 1,52 m trở lên đối với nữ;

+ Về cân nặng: từ 55 kg trở lên đối với nam và từ 45 kg trở lên đối với nữ;

Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết

Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

3. Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết

Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản

Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình

Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống

Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh

Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc

Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

Thư ký văn phòng cần có kỹ năng gì

4. Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của thư ký văn phòng

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

[Thư ký văn phòng] Kỹ năng phát triển nghề thư ký giám đốc

5. Nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.

6. Trí nhớ tốt - kỹ năng quan trọng của thư ký văn phòng

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoạc các lịch ghi nhớ. Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn tất nhiều trong mắt vị sếp của mình.

Làm sao để trở thành thư ký văn phòng giỏi

7. Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.

[Thư ký Y Khoa] Bí quyết trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

8. Am hiểu nhiều mảng kiến thức

Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Thư ký văn phòng:Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

Gửi nhận xét